Quels sont les principaux coûts d’une entreprise et comment les maitriser ?

Connaître et maîtriser les coûts de l'entreprise, y compris les coûts de structure, quelle que soit la taille de l'entreprise, est essentiel pour améliorer sa performance, sa productivité et utiliser correctement le budget de l'entreprise. Souvent, les entreprises, surtout les plus petites, sont confrontées à un manque de moyens lorsqu'il s'agit de créer un service dédié à cette tâche de contrôle de gestion corporate. Toutefois, cela ne doit pas devenir une excuse empêchant la classification des coûts et le suivi des dépenses découlant de la conduite des affaires. La réalisation d'une analyse des coûts de l'entreprise est essentielle pour élaborer un plan d'affaires correct et une comptabilité d'entreprise carrée. Cela nous aide à comprendre comment les coûts commerciaux affectent la rentabilité et le développement des affaires, afin que nous puissions prendre des décisions éclairées à tout moment et comprendre quelle est la marge de contribution. Dans cet article, nous étudierons en profondeur le sujet des coûts des entreprises afin de pouvoir comprendre et reconnaître les différents types qui existent et la meilleure façon de les gérer .

Comment sont définis les coûts des entreprises ?

Un coût peut être défini très simplement comme la sortie ou la sortie d'argent , que ce soit en espèces ou par d'autres moyens de paiement. De même, un coût est défini comme tout élément qui diminue le profit de l'entreprise ou augmente sa perte . Toute entreprise, du simple fait d'exister, doit faire face à une série de coûts. Certains découlent directement de la production du bien ou du service offert, tandis que d'autres revenus et dépenses sont indépendants de la production. Parmi ces derniers, on trouve les frais dits généraux. En d'autres termes, cette catégorie englobe les coûts d'entreprise qui ne sont pas des coûts de production directs, mais qui sont nécessaires au fonctionnement de votre entreprise . Ici, nous trouvons tous les coûts qui découlent de la gestion de l'entreprise, des bâtiments, de la logistique et de la masse salariale. Les coûts des matières premières ou des matériaux de production sont donc exclus. Connaître et prendre conscience de ces coûts commerciaux est la première tâche que chaque entreprise doit accomplir afin de les gérer correctement. Parmi les plus courants et transversaux pour les différents types d'entreprises, nous trouvons :

L'achat de fournitures de bureau : frais professionnels allant de la papeterie aux biens et mobiliers achetés pour l'accomplissement des tâches courantes.
Locations : y compris locaux, bureaux et immeubles en général.
Marketing, publicité et conception : tous les frais liés à ces services de promotion et de communication.
Frais de déplacement : les frais de déplacement, d'entretien, de remboursement de frais, de locomotion et autres éventuels frais de déplacement des salariés sont inclus.
Frais financiers administratifs : intérêts, frais bancaires, escomptes appliqués aux ventes, etc.
Services : tout service de base tel que l'électricité, le gaz, l'eau, le wifi, le téléphone, etc.
Services fournis par d'autres entreprises et professionnels indépendants : des services d'assistance aux services de conseil avec contrat externe.
Maintenance et réparations non planifiées : Coûts commerciaux résultant de la maintenance et de la mise à niveau des installations, des bâtiments, des machines, etc.
Salaires, traitements et sécurité sociale : Dépenses liées à la rémunération des employés et à la contribution au sein du personnel.
Transport et logistique : dépenses de mobilité typiques de l'entreprise et de son activité.

Gestion des coûts de l'entreprise : remboursement du kilométrage et remboursement des frais

De nombreuses entreprises sont confrontées à des coûts qu'elles ne savent pas gérer. Parmi ceux-ci, on trouve souvent les coûts de l'entreprise associés au remboursement du kilométrage et au remboursement des dépenses des employés. Elles s'appliquent aux travailleurs qui doivent supporter des dépenses supplémentaires, généralement dues à des déplacements ou à des mutations faisant partie de leur travail.

Remboursement kilométrique : Ces frais proviennent des billets d'avion, du carburant, de l'utilisation des véhicules ou de tout autre moyen de transport. Découvrez dans cet article comment faire un calcul précis de remboursement kilométrique .
Remboursement des frais : il s'agit de compensations économiques par l'entreprise pour les frais dérivant du travail d'un salarié qui peuvent varier de la nourriture au logement. Ils sont généralement associés à des voyages d'affaires.

Pour gérer ces coûts, les entreprises choisissent généralement entre deux modèles adaptés à leurs besoins et à des réalités différentes : le modèle fixe ou le modèle de justification des dépenses . Dans le premier cas, un montant est fixé pour un ensemble de dépenses préalablement définies, afin d'éviter d'avoir à vérifier chaque mouvement dans le détail. Dans le second cas, chaque employé doit fournir un justificatif (ticket, facture, bon d'achat, etc.) pour demander correctement le remboursement de l'argent dépensé. L'entreprise procédera alors à l'évaluation de la dépense et, après l'avoir approuvée, paiera le montant déclaré.

Quels sont les différents types de frais d'entreprise ?

Une fois que nous comprenons les frais généraux, nous devons nous plonger dans les différents types pour obtenir une approche plus détaillée. Nous pourrons ainsi identifier les coûts directs et indirects, les coûts fixes et variables.

Coûts commerciaux directs

Les coûts directs sont ceux qui se rapportent correctement à la production. Ils vont des matières premières aux ressources humaines et aux matériaux utilisés directement pour la production du produit ou du service.

Coûts commerciaux indirects

Si ces coûts sont aussi quelque peu nécessaires pour assurer la production, ils n'en découlent pas directement. On y trouve, entre autres, les coûts dérivant de la vente, de la gestion et du commerce des biens produits.

Coûts fixes de l'entreprise

Ils sont probablement les plus faciles à identifier, car ce sont eux qui restent constants et ne changent pas en fonction du nombre de clients ou des volumes de production . Encore une fois, l'entreprise engagera des coûts fixes simplement parce qu'elle existe et qu'elle est en activité. Les coûts fixes sont présents dans les entreprises même s'il n'y a pas d'activité (comprise comme la vente de biens et de services). Cela signifie qu'en principe, ils ne sont pas directement affectés et ne changent pas avec l'évolution de l'activité commerciale. Cependant, le fait qu'il s'agisse de coûts fixes ne signifie pas qu'il s'agit de dépenses mensuelles, ni qu'elles doivent être récurrentes. Cela signifie simplement qu'ils ne dépendent pas de la quantité de biens et de services produits. Néanmoins, il existe des coûts fixes qui sont toujours supportés par l'entreprise :

Frais de location ou de prêt ou d'hypothèque .
Taxes et frais .
Frais d'approvisionnement et factures . Dans ce cas, il y a ceux qui placent ces dépenses dans une catégorie externe telle que "coût semi-fixe", même si aujourd'hui il y a une certaine stabilité dans les montants, en plus du caractère fixe et récurrent.
Prestations de sociétés externes . Il s'agit des frais de gestion fixes, de la maintenance web, des dépenses des agences de publicité ou de design, des autorisations légales, etc.

Coûts variables

Les coûts variables sont ceux directement associés à l'activité ou à la production et augmentent ou diminuent généralement en fonction de la quantité produite. Ces coûts dépendront donc des conditions et de l'activité de chaque entreprise. On y trouve de tout, de l'entretien des machines, des emballages, des moyens de production à l'achat des matières premières. Pour cette raison, la valeur des coûts variables qu'un petit entrepôt de quartier encourra sera très différente de celle d'une grande usine. Ces valeurs peuvent varier, qu'ils le veuillent ou non, selon le degré de contrôle que l'entreprise a sur eux. Malgré ces particularités, il existe des coûts variables que l'on peut retrouver dans presque toutes les entreprises, tels que :

Frais de personnel : le principal coût variable que les entreprises doivent supporter. Cela comprend les assurances sociales, les augmentations, les promotions et les nouvelles embauches.
Matières premières : Tous les matériaux nécessaires à la production, à l'emballage et au conditionnement du produit.
Taxes spécifiques et frais de distribution .

Comment contrôler les coûts de l'entreprise ?

Maintenir un bon contrôle des dépenses d'entreprise est essentiel pour éviter les situations comptables stressantes, pour trouver des solutions aux imprévus et pour créer des politiques de prix de vente et des pourcentages pour les réinvestissements futurs. Après tout, une entreprise existe pour générer des profits, des revenus et de la rentabilité. Pour ce faire, il est nécessaire d'avoir un plan d'affaires qui envisage toutes les variables possibles, analysant tous les scénarios futurs et les circonstances défavorables auxquelles nous pourrions être confrontés. D'un autre côté, cependant, nous devrions calculer les coûts fixes et variables auxquels nous devrons faire face chaque mois et chaque année. Cela sert à créer une projection de revenus et de bénéfices et à s'assurer que dans tous les cas le solde est positif , soulignant la nécessité de faire des prévisions avec une certaine périodicité. Dans la lourde tâche de gérer les coûts des entreprises, il y a un certain nombre de mesures à prendre afin de les garder sous contrôle :

Numérisez les coûts et les reçus de l'entreprise

La première suggestion est la possibilité de gérer ces dépenses, factures, reçus et tickets au format numérique. La gestion d'un dossier Excel peut être une tâche assez compliquée. De plus, nous aurons toujours une marge d'erreur en ajoutant des données manuellement. Il existe des programmes spécifiques qui permettent de gérer ces pièces de dépenses, de les marquer, de déterminer le montant et à quel employé elles sont dues.

Vérifier et décider

Avec toutes les données saisies dans le système et dûment classées, vous serez en mesure de prendre des décisions basées sur des informations correctes et factuelles. Essayez de vous demander : y a-t-il des coûts commerciaux qui pourraient être évités et donc éliminés ? Y a-t-il des coûts commerciaux qui pourraient être réduits en recherchant de nouveaux fournisseurs ou des alternatives ? Pouvez-vous voir des niveaux clairs de variation des coûts d'entreprise d'un mois à l'autre ? A quoi sont-ils dus ?

Définir un budget économique

Une fois de plus, des conclusions et des leçons du passé, nous pourrons apprendre à produire des budgets annuels toujours plus réalistes. Il est généralement recommandé de commencer par une moyenne des 12 mois de l'année puis d'analyser mois par mois et de comparer les deux chiffres.

Créer des politiques ou des procédures pour les échanges et les dépenses partagées par tous

En fonction de la nature de l'entreprise et de son activité, il est possible de déterminer un budget économique et une méthode de suivi tout au long de l'année. Avoir des procédures standardisées pour toute activité impliquant des coûts commerciaux vous permettra de contrôler et de hiérarchiser les dépenses en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.

Comparez les prédictions avec ce qui se passe réellement

Une fois l'année clôturée, prenez le temps de vérifier la conformité de vos prévisions et les éventuels écarts rencontrés. Enfin, un budget économique n'est qu'une supposition de ce que nous pensons qu'il va se passer. La comparaison est nécessaire pour tirer des conclusions et améliorer le développement de votre entreprise.

Communiquez à vos équipes l'importance d'économiser et d'éviter les écarts de budget financier

Ce processus doit être fait au jour le jour et sera la tâche principale des patrons et des superviseurs. Former et sensibiliser les équipes à l'importance de maîtriser les coûts de l'entreprise et de réaliser correctement les tâches établies aura également un impact sur la maîtrise des dépenses. De plus, ceux qui respectent cette directive peuvent être récompensés, pour les encourager et les faire participer à la croissance et à la rentabilité de l'entreprise.

Que sont les formulaires de note de frais ?

Si vous souhaitez effectuer un bon contrôle des coûts de votre entreprise, vous ne pouvez certainement pas ignorer cette définition. Une note de frais est le document papier ou numérique que les salariés doivent remplir. Il est utilisé pour notifier et permettre le traitement des dépenses engagées en relation avec l'exécution de leur travail. Au minimum, ces formulaires contiennent le nom du vendeur, le titre de la dépense, le montant, la date et le nom de l'employé qui a engagé la dépense . Le formulaire doit d'abord être établi. Cette opération qui s'effectue généralement sur la base des tickets ou reçus que le salarié demandeur a conservés. Une fois présentées, l'entreprise doit vérifier la véracité des dépenses et leur adéquation aux politiques établies. Enfin, le formulaire de remboursement des dépenses sera traité et inclus dans le système comptable de l'entreprise pour enfin procéder au remboursement. Garder une trace des formulaires de demande de remboursement peut être une tâche compliquée. Dans ce cas il faudra intégrer deux perspectives différentes : celle de l'entreprise et celle du salarié. De plus, le traitement des notes de frais peut prendre beaucoup de temps, entraver d'autres processus et entraîner une fraude interne s'il n'est pas soigneusement vérifié. L'exécution de cette tâche sera beaucoup plus facile si vous disposez du bon logiciel. Un logiciel qui vous permet de gérer rapidement et facilement les coûts de votre entreprise et de vos employés, grâce aux notifications automatiques des nouvelles dépenses et à la possibilité de les approuver ou de les rejeter immédiatement.